Privacyverklaring Winkelflits

1. Wie is verantwoordelijk?

Horecaflits en de bijbehorende Flits-sites (zoals Klusflits, Vakwacht, Partnerflits en de branchesites, bijvoorbeeld Cafeflits en VvEflits) zijn diensten van itforall, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 42190903, Volmerlaan 5, 2288 GC Rijswijk. itforall is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die via deze sites worden verwerkt.

Vragen over privacy stel je via info@horecaflits.nl of de contactpagina.

2. Welke gegevens verwerken we?

Accountgegevens: naam, e-mailadres, accounttype en een versleuteld wachtwoord. Partners geven daarnaast bedrijfsnaam, KvK-nummer, vestigingsadres, werkgebied, branches, vakken, diensten en een mobiel nummer op.

Aanvragen: de gekozen klus, je antwoorden, omschrijving, postcode, planning, je naam, e-mailadres en telefoonnummer, en de partners die je kiest. Op de Flits-sites kun je een aanvraag doen zonder account; je krijgt dan een persoonlijke link om je aanvraag te volgen.

Je keuze na de aanvraag: als je in onze check-in e-mail aangeeft voor welke partner je kiest, of dat je niet meer zoekt, leggen we dat vast.

Berichten: berichten tussen klant, partner en het team, inclusief tijdstip en leesstatus, en vragen die partners stellen aan de supportassistent.

Beveiliging: inlogmomenten, IP-adres (bij aanvragen alleen als versleutelde, niet terug te rekenen code), browser- en apparaatgegevens en sms-verificaties. Wachtwoorden en sms-codes slaan we alleen versleuteld op.

Facturatie (partners): verstuurde aanvragen, tarieven, reclamaties, facturen en betaalstatus.

Gebruik van de website: zoekopdrachten op de website, zonder koppeling aan advertentienetwerken.

3. Waarvoor gebruiken we je gegevens?

Om je account aan te maken en te beveiligen (uitvoering van de overeenkomst en gerechtvaardigd belang).

Om je aanvraag naar de door jou gekozen partners te sturen, zodat zij contact met je kunnen opnemen, en om je te laten weten wanneer een partner reageert (uitvoering van de overeenkomst).

Om na enkele dagen te vragen hoe het met je klus gaat, zodat we partners en de dienst kunnen verbeteren (gerechtvaardigd belang). Je kunt aangeven dat je niet meer zoekt; dan sturen we hierover geen berichten meer.

Om partners te controleren, tarieven te berekenen, reclamaties te beoordelen en facturen op te stellen (uitvoering van de overeenkomst en wettelijke verplichting).

Om misbruik, spam en fraude te voorkomen. Teksten in aanvragen en berichten worden automatisch gecontroleerd: scheldwoorden worden verwijderd, bedreigende of discriminerende aanvragen worden niet doorgestuurd, en opvallende teksten worden gelogd zodat ons team ze kan beoordelen (gerechtvaardigd belang).

Om partners snel te helpen met vragen over het platform via een AI-supportassistent; vragen over geld of het account worden doorgezet naar een medewerker (gerechtvaardigd belang).

Om je per e-mail of sms op de hoogte te houden van je aanvragen en berichten (uitvoering van de overeenkomst). Marketingberichten sturen we alleen met jouw toestemming.

Om de websites te verbeteren met geanonimiseerde statistieken van zoekopdrachten (gerechtvaardigd belang).

4. Met wie delen we gegevens?

Partners: als je een aanvraag verstuurt, ontvangen de partners die je kiest je aanvraag, naam en contactgegevens. Partners mogen deze gegevens alleen gebruiken om je een aanbod te doen en de klus uit te voeren, en ze niet doorgeven aan anderen.

Dienstverleners die ons ondersteunen (verwerkers): Hetzner (hosting en back-ups in de EU), Cloudflare (beveiliging, DNS en e-mailverzending), Microsoft (e-mail), Spryng (sms), Stream (controle van berichten, aanvragen en foto’s op misbruik, EU-regio), Anthropic (AI-supportassistent voor partnervragen; vragen worden alleen verwerkt om een antwoord te geven en niet gebruikt om AI-modellen te trainen), KvKBase en de Kamer van Koophandel (opzoeken van bedrijfsgegevens) en PDOK (postcodegegevens). Met verwerkers maken we afspraken over de beveiliging en vertrouwelijkheid van je gegevens. Anthropic en Stream kunnen gegevens buiten de EU verwerken; daarvoor gelden de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

Video’s op partnerprofielen worden geladen via YouTube (privacyvriendelijke modus) of Vimeo wanneer je ze afspeelt. Foto’s op de sites staan op onze eigen server; er wordt daarvoor niets naar derden gestuurd.

We verkopen geen persoonsgegevens en delen ze niet met adverteerders. Gegevens worden alleen aan instanties verstrekt als de wet dat verplicht.

5. Cookies

Horecaflits en de Flits-sites gebruiken alleen functionele cookies en lokale opslag in je browser: om je ingelogd te houden, je apparaat te herkennen bij het inloggen, een aanmelding of sms-controle af te ronden, dubbele aanvragen te voorkomen, je cookiekeuze te onthouden en een gesprek met de supportassistent tijdens je bezoek te bewaren.

We gebruiken geen advertentie- of trackingcookies. Op de Flits-sites kun je je cookiekeuze altijd wijzigen via "Cookie-instellingen" onderaan de pagina. Zie ook de cookiepagina van elke site.

6. Hoe lang bewaren we gegevens?

Accountgegevens bewaren we zolang je account actief is. Na het verwijderen van je account wissen of anonimiseren we je gegevens binnen drie maanden, tenzij we ze langer moeten bewaren.

Aanvragen, berichten, de logboeken van de tekstbewaking en vragen aan de supportassistent bewaren we tot twee jaar na het laatste contact, zodat klachten en geschillen kunnen worden afgehandeld.

Beveiligingslogboeken bewaren we ten hoogste twaalf maanden.

Facturen en bijbehorende administratie bewaren we zeven jaar, vanwege de wettelijke bewaarplicht.

Back-ups maken we elke nacht en bewaren we ten hoogste veertien dagen op de server; daarna worden ze automatisch verwijderd.

7. Beveiliging

We beveiligen gegevens met versleutelde verbindingen, versleutelde wachtwoorden, sms-verificatie voor partners en medewerkers, toegangsrechten per rol, versleutelde en afgeschermde back-ups en het bijhouden van wie gegevens inziet of wijzigt.

8. Jouw rechten

Je hebt het recht om je gegevens in te zien, te laten corrigeren of verwijderen, de verwerking te laten beperken, bezwaar te maken en je gegevens over te laten dragen. Een gegeven toestemming kun je altijd intrekken.

Stuur je verzoek naar info@horecaflits.nl. We reageren binnen een maand. We kunnen vragen om je identiteit te bevestigen.

Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan? Dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

9. Wijzigingen

We kunnen deze privacyverklaring aanpassen. De actuele versie staat altijd op horecaflits.nl/privacy en op de privacypagina van elke Flits-site, met de datum van de laatste wijziging.